Михаил Абрамов,
Технический директор Introvert

Автоматизация документов становится актуальной в компании, если у вас много клиентов, и сотрудники отдела продаж тратят время на выставление счетов, договоров, технических заданий и коммерческих предложений. Все документы типовые, поэтому их можно формировать автоматически. Это позволит менеджерам экономить до 2 часов рабочего времени в день.

Для автоматизации вам понадобятся шаблоны основных документов, информационная система для хранения (к примеру, amoCRM) + необходимые данные, чтобы сформировать базовый документ под конкретного клиента, где будут прописаны индивидуальные характеристики. Документ формируется на основе шаблона, а нужная информация подгружается из карточки клиента в CRM-системе. При необходимости, система задает менеджеру несколько уточняющих вопросов, и, на основе этого, создается индивидуальный документ для клиента.

Автоматизация создания индивидуальных КП для клиентов

Компании тратят от 30 минут на подготовку одного коммерческого предложения. Но документы обычно одинаковые, меняется около 10% содержимого. Часто в КП вставляется прайс-лист под запрос клиента. Наши интеграции позволяют  указать менеджеру стоимость и перечень услуг/товаров + подгрузить специальные картинки из общего прайс-листа. В итоге, получается презентация или КП, составленное индивидуально. То есть менеджер заполняет информацию по клиенту, основные данные подгружаются из карточки клиента, и документ создается автоматически. Всего за 5 минут (вместо 45).

Для работы с документами мы используем систему Google Docs. Это удобно, поскольку все документы хранятся в облаке, их можно редактировать и отправлять ссылкой. Комментируя такой документ, клиент не вносит изменения, а менеджер может его дополнять. Таким образом, согласование документа происходит без его постоянного переписывания.

На определенном этапе менеджер жмет в CRM на кнопку “Сформировать договор”, создается новый Google Документ по шаблону с уже проставленными реквизитами, контактами клиента и перечнем услуг/товаров, на него прикрепляется ссылка в карточку клиента (чтобы он не потерялся), создаются права для сотрудника/руководителя отдела продаж, и с ним можно работать.

Мы используем такую схему для формирования договоров в нашей компании, это упростило нам жизнь. Вот обучающая видео-демонстрация:

В строительных компаниях, например, нужно вести проект по нескольким направлениям. Google Docs позволяет автоматически готовить документы для каждого клиента и править их только по необходимости. Но базовые настройки уже сделаны, поэтому не нужно что-то руками собирать из разных мест.