Самое важное — правильно подобрать команду. Например, разработкой сайта у нас занимаются минимум 7 человек: креативный и арт-директор, дизайнер, верстальщик, разработчик, копирайтер и менеджер. В зависимости от сложности проекта, мы привлекаем дополнительных специалистов, часы которых тоже необходимо правильно распределить. Риски есть всегда. Мы стараемся закладывать в полтора-два раза больше времени, поскольку у клиента могут появиться дополнительные пожелания.

Виталий Афанасьев,
CEO Apus Agency

На этапе составления графика помогает календарный план. Это может быть Excel-таблица, где расписаны ближайшие месяцы по дням и каждый этап по сегментам. Можно отобразить проект в диаграмме Ганта. Сложная штука, требует очень много усилий. Иногда на ведение диаграммы Ганта нужен чуть ли не отдельный человеческий ресурс. Крупные компании это практикуют, когда необходимо прогнозировать загрузку сотрудников.

Мы пытаемся построить график таким образом, чтобы бюджет оправдывал сроки. Потому что рентабельность проекта зависит от них напрямую. Чем дольше затягивается проект (из-за клиента или собственных недоработок), тем сильнее падает его маржинальность.

В графике мы всегда указываем ориентировочные даты оплаты, это  помогает в коммуникации с клиентом. Он понимает, когда мы переходим на следующий этап работ. Таким образом, просрочек и задолженностей быть не должно, поскольку в рамках графика все эти платежи четко расписаны. Самое основное: команда, календарный план, смета и контроль.

Что делать, если клиент срывает сроки

Для того, чтобы следовать графику, пропишите этапы утверждения (не более трех рабочих дней). Если клиент добавляет правки, не зацикливайтесь на одном этапе, обьясните ему важность перехода к следующему действию. Если появляются новые интересные идеи — фиксируйте их. Доработки лучше делать уже на этапе развития проекта, поскольку может понадобиться расширение бюджета и времени. Клиент, как правило, соглашается, если обьяснить ему, что его идеи не будут забыты.

Человек к вам пришел за решением, поэтому вы обязаны говорить ему, как лучше, а не он указывать, что и когда делать. Если бездумно выполнять каждое желания клиента — получается совсем не то + срываются сроки.

На первом этапе важно все разжевать заказчику — от графика до проектной документации. Все составить, презентовать и проговорить, иначе он пробежится по документам и забудет.

Как правильно распределять ресурсы

Диаграмма Ганта выявляет, есть ли у человека (разработчика или дизайнера), на которого ты ставишь проект, свободные часы на данный момент. Она умеет проверять каждый раз статусы, определяет, есть ли у сотрудника ресурсы. Это полезно компаниям от 30 человек, когда много проектов идет параллельно.

Мы ведем 3-4 проекта одновременно, поэтому нам достаточно обычных графиков. Понимаем, какие этапы пересекаются, где необходимы дополнительные усилия и мотивация.

Просчитываем проект, представляя его во временной шкале по часам каждого сотрудника — сколько он потратил на определенную задачу. Вот эти часы формируют конечную смету. Грубо говоря, 32 часа разработчика в проекте будет стоить Х рублей. Из этих цифр складывается бюджет, он максимально прозрачен. Прописаны ресурсы, которые будут потрачены на реализацию каждого этапа проекта. И тут важно правильно просчитать себестоимость часа.

Когда я только начинал бизнес, был уверен, что бюджет состоит из часа сотрудника, умноженного на два. 50% — это заработок всего агентства. Со временем понял, что в бюджет входят и другие затраты — аренда офиса, оборудование, покупка лицензионных программ и бесплатные обеды.

Инструменты для менеджмента проекта

У нас был период, когда мы использовали 3 СRM-ки для ведения одного проекта. Разработчикам нужна была платформа, которая оказалась неудобна менеджерам и дизайнерам, поэтому для них была отдельная система. А клиент сидел вообще в третьей, в наших он бы потерялся.

Сейчас мы стараемся максимально упрощать взаимодействие внутри компании. Нашли платформу, которая учитывает пожелания разного рода специалистов.

Есть функция, которая позволяет контролировать себестоимость проекта. По одному клику можно узнать, сколько ресурсов израсходовано. Таким образом, каждый сотрудник видит, насколько успешен проект, где нужно “дожать”. Когда есть прозрачная смета, ты говоришь «Ребят, заканчиваем проект, в бюджете остается 20% сверхприбыли, поэтому 10% делим на команду». Отличная мотивация получается. Каждый начинает стараться.

Открытые бюджеты — это очень важно. Чем больше вы скрываете, тем меньше у команды возможностей повлиять на результат проекта. Когда работает единая система, каждый может повлиять, привнести от себя что-то. Это, наверное, в менеджменте одна из основных вещей, к которой советовал бы стремиться.

Идеальный менеджер проекта — как найти?

Менеджер — связующее звено между клиентом и командой, очень важно, чтобы он понимал клиента и умел донести его требования до команды. Плохо, если сотрудник необдуманно кидает информацию, не обрабатывая ее.

У менеджера должно быть видение результата. Если он не контролирует поток требований, а команда получает задачи, которые нужно перерабатывать — это влияет на проект. Сотрудник должен подтверждать статус самого агентства в глазах клиента и хорошо понимать команду. У разных членов команды свой язык — с дизайнерами нужно говорить только воздушными терминами, эмоционально, с разработчикам выстраивать системное общение. Ставить задачи только в повелительном наклонении, где четко указано что, когда и как нужно сделать. Другими словами, четко формулировать задачи.

Очень сложно понять на собеседовании, насколько кандидат понимает все эти нюансы, поэтому необходимо дать тестовое задание. Поставить конкретную задачу и наблюдать, как менеджер ее решит. Сразу все станет ясно — применяет ли он в работе те техники, о которых так долго рассказывал на собеседовании.

Раньше я думал, что единственная задача менеджера — это контроль. Сейчас понимаю, что знание технологий, практик и правильная коммуникация — тоже очень важные вещи.

Идеальный менеджер в творческой индустрии — это дизайнер с опытом разработок. Но не все дизайнеры могут быть хорошими аккаунтами, хорошо включаться в обсуждение и все остальное.

Мы стремимся делать продукт для пользователей, продумываем его сильные стороны, хотим удивить клиента. Такие вещи требуют большего вложения, но в результате получается что-то действительно крутое. От аккаунта тоже ждем другого подхода — он должен превратиться в менеджера продуктов. То, что он делает, должно ему очень нравиться. Поэтому нужны компетенции, опыт, понимание и, безусловно, дизайн-мышление. Сейчас на рынке актуально не просто красивый дизайн делать, а решать конкретные задачи потребителей. Это намного интереснее.