О компании

Компания ПИК-Брокер была создана в 2019 году и входит в состав группы компаний ПИК, крупнейшего девелопера России. Это первый в России сервис с комплексным подходом к улучшению жилищных условий. Компания выкупает и продаёт квартиры на вторичном рынке, а также обменивает старые квартиры на недвижимость в новостройке по схеме трейд-ин за рекордно короткий срок – 10 дней. 

По итогам 2019 года компания выкупила квартир на 1,5 млрд рублей. Они работают в 15 городах-миллионниках, включая Москву и Санкт-Петербург.

Отрасль: недвижимость

История

Работа отделов, которые взаимодействуют с клиентами уже давно велась в amoCRM, которая постоянно дорабатывались в соответствии с потребностями бизнеса, но быстрый рост и сложность бизнес-процессов требовала более продвинутых инструментов автоматизации. С какими проблемами обратился к нам клиент?

• Требовалось настроить бизнес-процессы при условии, что один объект ведут одновременно 9 отделов. Они могут работать над сделкой одновременно, при этом процессы зависят от решений других департаментов. 
• Контролировать бизнес-процессы на любом из этапов. Руководству требовалось следить, как отработал каждый из департаментов на своём этапе. 
• Не перегружать отделы информацией из других департаментов, но при этом показывать, что происходит на объекте в других департаментах.

Мы понимали, что базового функционала сервиса для решения этих проблем было недостаточно — требовалось использовать BPM-систему, поэтому оперативно перешли к этапу проектирования бизнес-процессов в Sensei.

Что мы сделали

Как и было сказано выше, в компании ПИК-Брокер есть множество отделов, которые одновременно ведут один объект. Юристы работают параллельно с менеджером по продажам, менеджер по продажам передает необходимую информацию менеджеру объекта, а менеджер объекта направляет документацию в службу сопровождения сделок и так далее. Все отделы внутри компании должны обмениваться между собой данными и, что самое важное, в зависимости от этих данных должны автоматически меняться и сами бизнес-процессы.

Именно поэтому были созданы связанные сделки. Мы отказались от ведения объекта в одной воронке и создали отдельную воронку для каждого из отделов. Так, например, менеджер по продажам, выполняя свою часть работы над объектом, мог видеть работу каждого из отделов, которые одновременно с ним вели этот объект.

Процесс перехода сделки к конкретному отделу за счет триггера

Очень важно было продолжать показывать каждому сотруднику только ту информацию, которая нужна ему для работы, например, не перегружать менеджера по продажам ненужной ему юридической стороной вопроса.

В таймлайне можно увидеть, как Sensei создает связанные сделки для разных департаментов

После систематизации бизнес-процессов, перед нами стояла задача автоматизировать рутинную работу некоторых отделов. Например, раньше порядка восьми часов юридический отдел затрачивал на то, чтобы проверить квартиру на множестве порталов и реестров, дабы быть уверенным в безопасности предстоящей сделки и собрать как можно больше информации об объекте недвижимости. И только по истечении этого времени, юристы могли вынести положительное или отрицательное решение относительно сделки по каждому конкретному объекту. Благодаря автоматизации мы смогли сократить временные затраты до двух часов. После получения юридическим отделом адресной информации, система автоматически запускала задачу по проверке объекта на нужных порталах.

Процесс проверки объекта на множестве порталов одновременно, благодаря элементу «Веб-хук»

И даже договор купли-продажи формировался автоматически. После этапа проверки, в случае положительного решения, создавался договор купли-продажи, шаблон которого генерировался автоматически на основании данных, полученных в ходе проверки объекта.

Процесс автоматического формирования договора купли-продажи по шаблону

Результат

В результате девять отделов внутри компании ПИК-Брокер были избавлены от рутины, благодаря автоматизации процессов проверки объекта недвижимости, автоматическому распределению задач и формированию договора купли-продажи. У руководящего состава компании появилась понятная и результативная система контроля работы всех отделов и каждого сотрудника в отдельности. На данный момент ведется работа по оптимизации бизнес-процессов в других департаментах компании, ведь той экономии средств и времени, которая стала результатом нашей совместной работы внутри отдела коммерции, можно достичь и в отделе сопровождения сделок, и в департаменте по работе с персоналом, да и в любом другом направлении работы внутри компании ПИК-Брокер.