Виктор Довжик,
CEO Introvert

Менеджеры звонят. Кто-то усердно, а кто-то халтурит. Единственная метрика результата — выручка. Как, кто и почему влияет на нее внутри отдела продаж, не всегда понятно.

Чтобы организовать прозрачные и управляемые продажи, крупные бизнесы используют BI-системы. BI — Business Intellegence — это методы и инструменты для перевода необработанной информации в осмысленную, удобную форму. Но такие системы дорого и сложно внедрять. Что же делать, если вы не МТС?

Раньше мы использовали западный сервис Geckoboard для визуализации данных, который позволяет передавать информацию из разных систем. AmoCRM, OnlinePBX, SipUni, другие АТС и приложения мы подключали к сервису. Получалось как на картинке ниже:

Панель мониторинга для колл-центра

Но система получилась жесткой и неуправляемой. Хочется посмотреть показатель в разное время или поделить одно число на другое? Просто так сделать это нельзя. Приходилось звать программиста буквально “на каждый чих”. Это дорого.

И тут мы задумались — в каком виде руководителю удобно смотреть отчеты? Вывод пришел сам собой: все руководители компаний работают с отчетностью в Экселе. Они к нему привыкли. Решение действительно гибкое — несколько кликов и вы добавили новую формулу и показатель в отчет.  Но отчеты обычно готовят помощники/аналитики/ руководители продаж каждый раз вручную. А это сьеденное время сотрудников и возможные человеческие ошибки. Поэтому мы решили оставить форму, но автоматизировать сам сбор данных для отчета.

Так появились автоматизированные отчеты по продажам на базе Гугл Таблиц. Сбор данных происходит из разных источников (включая CRM-систему и IP-телефонию) в базовые вкладки таблицы. Из полученной информации формируются отчеты, которые система выводит в отдельную вкладку в красивом виде (удобном для просмотра «одним глазком»). Вот как это происходит:

Данные по сделкам поступают из amoCRM в реальном времени

 Формируется отчет по продажам

И выводится в виде графиков и ключевых показателей

Да, получается не так красиво, как при работе в полноценной BI-системе или сервисе Geckoboard. Преимущества этого решения в другом — таблица быстро разворачивается, поскольку показатели в основе своей повторяются от компании к компании, а изменения обычно происходят в формулах в самом Экселе. Для этого не нужен программист. Система максимально гибкая, править отчеты может даже сам руководитель. Все данные обновляются в режиме онлайн, а не сводятся раз в день или месяц.  Руководитель видит итоги работы сотрудников в реальном времени. Система показывает статистические отчеты за неделю/месяц/квартал.