Михаил Смолянов,
Founder Финолог, Co-Founder Мегаплан

Как правильно вести отчетность

Есть три основные формы отчетов, они присутствуют во всех стандартах учета, как российских, так и зарубежных. Это баланс, отчет о прибылях/убытках и отчет о движении денег.

Рассмотрим их подробнее.

1) Отчет о движении денег, он же cash flow. Это самый простой для понимания и для применения отчет. Большинство компаний используют только его. Он показывает поступления и убывания денег по всем расчетным счетам и кассам. Важно понимать, что наличие или отсутствие денег на расчетном счете не имеет никакого отношения к прибыли или убыткам компании. Еще одна важная вещь — любое движение денег в бизнесе относится к одному из трех видов деятельности: операционному, инвестиционному и финансовому. Если научиться разделять движения по этим видам деятельности, вы будете лучше понимать эффективность предприятия и исключите обманные факторы.

Данные в отчет о движении денег должны попадать сразу, как только это движение произошло. В случае безналичных платежей этого легко добиться, загружая выписку из банка или платежной системы. В случае наличных, старайтесь приучить себя тут же записывать приходы и расходы, чтобы ничего не забыть.

2) Отчет о прибылях и убытках/о финансовой деятельности (Profit and Loss). Он составляется методом начисления, то есть выручка начисляется тогда, когда у потребителей возникают обязательства по оплате продукции или услуг предприятия. Чаще всего это происходит в момент отгрузки потребителю продукции или предоставления услуг, и сопровождается предъявлением покупателем (заказчиком) соответствующих расчетных документов.

Например, если вам заплатили аванс за работу, а вы еще даже к ней не приступили, то в отчете о движении денег это поступление будет, а в отчете о прибылях и убытков оно не отразится. И наоборот, если вы выполнили работу, подписали акты, а заплатят вам через месяц, то в отчете о движении денег ничего не будет, а в отчете о прибылях и убытках уже появится выручка.

Важно — данные для отчета о прибылях и убытках должны давать те, кто создает обязательства. Если, например, вы дизайн-студия, то учитывать ваши обязательства должны ваши менеджеры, которые продают проекты. И не только обязательства клиента, но и ваши обязательства перед ним. И делать это они должны, советуясь с командой, которая будет работу выполнять. Иначе будет так: менеджер наобещал кучу всего, дал скидку, получил бонус и уволился. А компании это разгребать.

3) Баланс. Это не только скучная табличка, которую надо сдавать в налоговую. Баланс — это самый важный отчет, он отвечает на ГВС (Главный Вопрос Собственника) — “Где Мои Деньги?”

Баланс состоит из активов и пассивов. Активы это все что есть у компании, а пассивы — все, за счет чего были приобретены активы. Да, прибыль это пассив, поскольку за счет прибыли приобретаются активы.

Рассмотрим пример: компания закончила год с прибылью 5 миллионов рублей. По балансу у компании 3 миллиона запасов на складе и 2 миллиона клиентской дебиторки. Собственник спрашивает генерального директора — “Как прошел год?”, а тот отвечает — “Хорошо, прибыль 5 миллионов. Мы договаривались, что мой бонус будет 10% от прибыли. Когда я смогу получить свои полмиллиона?”. Поскольку за счет прибыли компания приобрела запасы и дебиторку, то собственник не может выплатить себе дивиденды, и даже не может выплатить бонус генеральному директору. Поэтому собственник должен регулярно следить за балансом и смотреть, чтобы прибыль не растворялась. Обычно на баланс смотрят в конце производственного цикла (если проекты долгие — стройка, ремонт и т.д.), раз в квартал или даже раз в месяц (если у вас торговля.)

Как прогнозировать кассовый разрыв, прибыль и рост в компании

Чтобы прогнозировать кассовый разрыв, необходимо строить прогнозный отчет о движении денег. Вы же знаете, когда у компании будут регулярные траты — аренда офиса, зарплаты и т.д., просто занесите их в табличку. Потом спрогнозируйте поступления. Если в какой-то момент не хватает денег, это и есть кассовый разрыв. Если он намечается, подумайте, как его избежать — сократить выплаты, договориться об авансах, привлечь заемное финансирование.

Прибыль и рост компании прогнозируют с помощью финансовых моделей.

Как построить финансовую модель

Финансовая модель — это параметрическая модель, которая связывает между собой воронку продаж и три формы отчетов. В ней есть параметры и формулы. Замените параметры, и вы увидите, как изменится модель.

Параметрами могут быть конверсия сайта, средний чек, величина отсрочки на данную категорию товара и т.д.

Есть анекдот про то, что нарисовать сову это очень просто — рисуете два кружочка, потом спокойно дорисовывайте все остальное. Финансовую модель тоже построить очень просто — берете свои основные параметры, понимаете, как они связаны, и строите все три формы отчетности. Можно делать это в экселе. Но, на деле оказывается, что построить финансовую модель тяжело.

Чтобы облегчить жизнь предпринимателям, год назад я запустил бесплатный сервис для построения финансовой модели под свой бизнес. Без СМС и регистрации.