Руслан Абдулов,
СEO Сервис Удаленных Сотрудников /
CO-Founder Like Центр СПб /
автор блога «Как зарабатывать на любимом деле»
Многие из вас слышали о том, как важно заниматься систематизацией своего бизнеса. Что нужно прописывать бизнес-процессы, регламенты и процедуры в компании. Что необходимо иметь на своем столе папку со всеми документами — от должностной инструкции каждого сотрудника до целей и миссии всей компании.
Систематизация бизнес-процессов позволяет сделать мощный скачок в росте выручки без потери качества работы. Простыми словами — это наведение порядка в вашей компании. Систематизация важна для того, чтобы каждый сотрудник знал за что он отвечает, у каждого был план работы и своя мотивация достигать этот план. Чтобы все механизмы компании работали слаженно и производили качественный продукт для клиентов, повышая свою ценность и конкурентноспособность на рынке.
Помимо этого, систематизация позволяет владельцу компании:
- Сохранить все знания сотрудников в одной базе (в бумажном или электронном виде)
Наверняка у вас были ситуации, когда вы вкладывались в развитие вашего сотрудника, он получал опыт, пополнял багаж знаний. А в один момент взял и ушел в другую компанию. Со всеми вашими наработками и технологиями. Согласитесь, обидно.
Но еще обиднее, когда сотрудник начинает терроризировать вас. Требует повышения зарплаты, иначе он уйдет в другую компанию. И вам приходится идти у него на поводу, поскольку сотрудник обладает ценными знаниями.
- Быстро обучить новых сотрудников
Представьте, что у вас в компании будет одна большая и толстая папка, в которой будет находиться вся информация по каждой должности. Вам будет достаточно передать ее новому сотруднику для изучения и провести аттестацию на знание своих должностных обязанностей и задач.
Это сэкономит вам время и позволит избежать фраз — «Я не знал», «Мне не сказали», «Я не видел». Знакомясь со всеми регламентами и инструкциями, сотрудник должен поставить свою подпись.
- Повысить эффективность работы компании
Если каждый сотрудник будет знать, кто за что отвечает, кто какую операцию совершает — снизится риск человеческих ошибок. Все процессы будут отлажены и компания будет работать как часы.
Для этого достаточно прописать путь клиента от момента звонка до получения оплаты. Это поможет увидеть, где возникают слабые зоны в работе, которые необходимо исправить.
- Сэкономить время
Теперь вас не будут отвлекать по разным вопросам. Если у вас есть четко прописанные инструкции, FAQ (ответы на часто задаваемые вопросы), проработаны все шаблоны и чек-листы, вы сможете освободить личное время и посвятить его развитию бизнеса, а не затыканию “дыр”.
- Постоянство
Качество вашего продукта и скорость его производства не будет зависеть от настроения сотрудников или дня недели. Ваш продукт или услуга будут соответствовать всем утвержденным нормам и постоянно контролироваться на каждом этапе работы.
Уменьшится количество жалоб со стороны клиентов, вы сможете запускать новые направления бизнеса или продукты за счет автоматизированной работы компании.
Чтобы понять, насколько у вас систематизирован бизнес, поставьте «+» или «–» рядом с каждым вопросом. Посмотрите, сколько регламентирующих документов внедрены в вашу компанию:
- Организационная схема
- Должностные инструкции каждого сотрудника
- Система мотивации каждого сотрудника и себя лично
- Система планирования работы на неделю/месяц
- Система отчетности за неделю/месяц
- Ежедневная/недельная/месячная статистика компании
- Долгосрочное, среднесрочное, краткосрочное планирование
- Трудовой договор с сотрудниками
- Система поиска, обучения, внедрения, аттестации и увольнения сотрудников
- Бюджетирование компании и каждого отдела
- Программа лояльности клиентов
- Система управления задачами
- Описание продуктов/услуг
- FAQ (ответы на часто задаваемые вопросы)
- Скрипты для отдела продаж
- Чек-листы сотрудникам
- База контактов клиентов, поставщиков, партнеров
- Шаблоны договоров
- Цели компании на 1 год, миссия компании
- Система аналитики рекламных каналов
Итак, посчитайте, сколько у вас получилось «+» и «–». Подумайте о том, что изменилось бы в работе вашей компании, если бы все регламентирующие документы были внедрены. Насколько бы повысилась ваша эффективность.
В следующей статье я расскажу о том, как вы самостоятельно можете прописать все процессы и, самое главное, внедрить их в своей компании.
