Тайм-менеджмент — святая наука, которая позволяет предпринимателю добиться эффективности не только от себя, но и от близких сердцу людей: руководителей и менеджеров по продажам. Важно построить день так, чтобы сотрудник не просто точил карандаши с секретаршей Машей, но и успевал поработать. Мы поговорили с экспертами и выяснили, как правильно оптимизировать время вашего отдела продаж, чтобы он приносил вам еще больше денег.
Дмитрий Чередник,
управляющий партнер SalesUp Consult
Как компании зарабатывать больше, имея в штате то же количество менеджеров и те же 8-9 часов рабочего времени? За счет чего можно это сделать? Чтобы выстроить эффективную систему продаж необходим тайм-менеджмент — инструмент повышения результативности менеджера за счет управления его временем.
Исследования показывают — почти половина рабочего времени менеджера по продажам расходуется даром. Он бессистемно переключается между задачами, отвлекается как на срочные/не срочные задачи, так и на соц сети, перекуры, кофе и общение с коллегами. Задача тайм-менеджмента сформировать для него простую «дорожную карту» рабочего дня, повысив результат его деятельности за счет эффективности.
Менеджер по продажам не должен переключать свое сознание на мысль «…так, чем мне сейчас заняться…». Эти переключения очень сильно убивают эффективность рабочего времени. Чем ниже должность сотрудника, тем более детально должны быть прописаны задачи и функционал.
Как составляется тайм-менеджмент отдела продаж? Поделюсь опытом нашей компании.
Для начала выпишите основные «Регулярные» задачи, которые выполняет ваш менеджер.
- Звонки новым клиентам (холодный обзвон)
- Звонки существующим клиентам
- Подготовка коммерческих предложений
- Отправка коммерческих предложений
- Звонок «подтверждение о получении КП»
- Встречи
- Звонки по дебиторской задолженности
- Совещания
- Проверка входящей почты
- Обед
- Возникшие задачи
Далее мы делим рабочее время на блоки:
1. Блоки рабочего дня;
2. Блоки по дням недели;
Тайм-менеджмент на неделю.
Первые 2 дня менеджер назначает встречи с клиентом. Около 4х встреч в день — оптимальное количество для крупных городов. Еженедельное совещание стоит проводить в понедельник во второй половине дня (с 16.30 до 17.30 / 18.00).
Тайм-менеджмент на день.
Разбиваем день на основные регулярные задачи. В конце каждого 2-го рабочего часа предусматривается 20 минут на возникшие задачи, которые решаются по матрице Эйзенхауэра.
9.00 – 11.40 – Блок 1: Холодные звонки — первое с чего необходимо начинать день. «Съесть лягушку» нужно вначале рабочего дня и эффективно двигаться дальше. Результат — 25 эффективных звонков.
11.40 – 12.00 – х1 Блок: Возникшие задачи (матрица Эйзенхауэра).
12.00 – 13.00 — Проверка входящей почты, теплые звонки по планам на день из CRM-системы.
13.00 – 14.40 — Обед, подготовка/отправка коммерческих предложений, обзвон по дебиторской задолженности.
14.40 – 15.00 – х2 Блок: Возникшие задачи (матрица Эйзенхауэра)
15.00 -16.00 — Звонок «подтверждение о получении КП», проверка входящей почты.
16.00 – 16.40 — Теплые звонки по планам на день из CRM-системы.
16.40 – 17.00 – х3 Блок: Возникшие задачи (матрица Эйзенхауэра).
17.00 – 18.00 — Проверка план/факт по задачам прошедшего дня (crm) и отсутствие «выполненных событий без планов» (crm), подготовка задач на следующий день (холодные и теплые звонки).
Проверка выполнение плана менеджерами выполняется через активность в CRM-системе (время исходящих звонков/ созданных карточек клиентов, комментариев, тэгов).
Основные письма, отправляемые менеджерами по продажам (приветственные, с результатами договоренностей и благодарностью, коммерческие предложения) — должны быть максимально шаблонизированы.
В них должны вписываться:
— Имя получателя
— Основные договоренности
Все остальное должно быть в виде продающего текста, подготовленного отделом маркетинга. Мы не тратим время менеджеров на «придумывание» и написание писем, исключаем ошибки, используем корпоративный стиль.
Наша практика показывает, что грамотный тайм-менеджмент в отделе продаж повышает результативность от 30% до 60 %
Ирина Каримова,
Руководитель отдела продаж проекта Like Business
В каждой конкретной организации, исходя из специфики продаваемой продукции (товар/услуга), распорядок работы менеджеров свой. Если в вашей компании продажи осуществляются на личных встречах, то планерку с менеджерами эффективнее проводить вечером. Это позволит получить отчет о проведенных встречах за день, разобрать “тонкие” места и обсудить план по встречам на следующий день. Если это делать ближе к вечеру, то всегда есть запас времени для того, чтобы перенести или назначить дополнительные встречи на следующий день.
Есть компании, которые проводят планерки с утра. В реалиях крупных мегаполисов это не эффективно с точки зрения времени и логистики. Если продажи осуществляются без выезда к клиенту (телефонные продажи, офисы обслуживания), то наилучшим решением выглядит четко прописанный по часам дневной график, с обязательным указанием технических перерывов и перерыва на обед. Кроме того, отличным решением будет разбить нормативы по часам. Это позволит старшему менеджеру/руководителю группы в любую минуту оценить насколько эффективно менеджер выполняет установленный норматив.
Александр Алешин,
Руководитель бизнес-акселератора StartON
Мы проводим образовательные тренинги для предпринимателей по бизнес-моделированию, маркетингу инноваций и стартап-методикам развития и масштабирования бизнеса.
50% времени наши менеджеры проводят в офисе на обзвоне, подготовке и рассылке предложений и анонсов наших мастер-классов и тренингов. Допродажи мы делаем с моим партнером самостоятельно, приезжаем на встречи и обговариваем конечные условия уже с теплыми клиентами.
Рабочий день менеджера начинается в с 10 утра и до 8 вечера + перерыв на обед по плавающему графику. С помощью amoCRM мы контролируем эффективность сотрудников. У нас есть самописный модуль аналитики, в который менеджеры записывают количество часов, потраченных на клиента, результат контакта, план рассылок и встреч на неделю, статусы исполнения задач. Еженедельно мы делаем сводную аналитику и сравниваем текущие результативные показатели. У нас полностью электронный документооборот, что позволяет записывать количество контактов и время, потраченное на телефонные разговоры с клиентами.
Кроме того, у нас есть базовые показатели. Время первичного телефонного контакта не должно превышать 5 минут. Это необходимо для того, чтобы не перегружая клиента, продать ему личную встречу. Каждый менеджер должен обзвонить не менее 15-20 контактов в день и спланировать свои выезды. Сотрудники прописывают необходимое количество часов и отправляют понедельный план на утверждение.
Если в течение недели появляются внеплановые встречи, менеджеры высылают их на согласование. Прикрепленный аудио-файл разговора с клиентом позволяет мне оценить целесообразность поездки. С холодным клиентом лучше пообщаться по телефону или почте.
Еженедельно мы дорабатываем скрипт телефонного разговора и самой продажи, оптимизируем время. Личная встреча с клиентом не должна превышать 50 минут + 6-7 выездов на каждого менеджера в неделю.
