Виталий Афанасьев,
CEO Apus Agency

Что делегировать

Есть задачи срочные, но с низким приоритетом, есть задачи, которые могут разрешиться и без вашего участия, а есть те, которые можно оставить на потом.

Сложно постоянно оценивать рационально ли вы тратите личное время, но я стараюсь представлять для себя статус каждой задачи.

Конфликт, например, имеет статус высокого приоритета. Я вступаю в переговоры, чтобы удержать лояльность клиента и отстоять точку зрения действий агентства.

“Шлифовку” кейсов можно доверить ответственным проекта, указав направления действий.

Часто замечаю, как люблю вливаться в процесс производства, но возвращаю себя к более важным задачам — обсуждению новых проектов, стратегий или привлечению партнеров. Поэтому производство делегирую на ответственных менеджеров, дизайнеров или разработчиков.

Как делегировать

Чтобы задачу хорошо выполнили, старайтесь понятно ее донести: повелительное наклонение, больше скриншотов и референсов. Да, придется уделить время на подробное описание, но вы намного больше сэкономите, избежав повторные обсуждения или исправления по выставленным таскам.

Описание должно быть предельно ясным, как для действующего исполнителя, так и для только что включенного в проект.

Про ПО

ПО может делиться на персональное и общекомандное. Я сразу записываю новые задачи, независимо от их масштаба. Будь то просьба “перезвонить” или составление ТЗ для нового проекта. Личные задачи ставлю в Google Календарь, для меня он удобнее CRM.

Реализацию командного проекта мы ведем в таких системах как basecamp.com, dobambam.com, а базу клиентов в amoCRM.

Идеальной системы, которая позволяет вести все бизнес-процессы, к сожалению, не существует. Мы перепробовали много вариантов, провели мучительные тренинги и определили свою методологию ведения работ, которая опирается на возможности нескольких сервисов.

Про контроль сроков

Закладывайте риски по таймингу и выстраивайте взаимодействие с клиентом правильно — объясните, где его участие требует большего вовлечения.

Дело за “малым”: гениальная идея, качественная реализация и запуск проекта в поставленные сроки. В этом вам поможет чуткий менеджмент на каждом этапе производства, еженедельные планерки с оценкой соблюдения графика и продуктивная работа с клиентом.

Как продуктивно работать с клиентом? Покажите ему график проекта, договоритесь о примерных датах его включения в работу и запросите контакты ответственных лиц, которые будут с вами взаимодействовать.

Виктор Васечка,
CEO Паруса 72

Что делегировать

Предприниматель делегирует почти все задачи, оставляя в своих руках только ключевые — так выглядит идеальная ситуация. При этом, качество выполнения задач только возрастает. Это возможно, но все зависит от вида бизнеса, стратегии его развития и амбиций владельца. Объясню на собственном примере: в прошлом году сам катал людей на парусной яхте, однако, при такой схеме работы, вырасти сложно. В этом сезоне на яхте работал рулевой, а мне удалось сконцентрироваться на парусной школе. Через год планируем несколько рулевых, которые закроют и прокат, и парусную школу, а сам займусь вопросами общего развития и продажами.

Вот несколько выводов, которые мне удалось сделать:

• Делегировать можно те задачи, в которых отлично разбираешься сам, но они не являются ключевыми. Опасность заключается вот в чем — когда мы отлично разбираемся в чем-то, то часто сомневаемся в правильности действий сотрудника. Убираем эмоции и опираемся только на факты — если человек достигает нужных результатов, то претензий к нему быть не должно.
• Отлично разбираться во всем невозможно, поэтому некоторые задачи в любом случае придется делегировать. Простой пример: начинающий предприниматель сам ведет бухгалтерию, по мере роста, нанимает бухгалтера или отдает задачу на аутсорсинг. В этом случае, важно подобрать надежного специалиста.
• Делегировать нужно все задачи, количественный результат которых напрямую зависит от потраченного времени. Вы рискуете потратить на них все силы, и времени для мозговой деятельности не останется.

Как делегировать

• Старайтесь смотреть на задачу глазами сотрудника. Отсутствие этого качества приводит к недопониманию — мы хотим одно, а в результате получаем другое.
• Учитывайте уровень компетенций сотрудника. Новичку отдавайте небольшие задачи и, по мере их успешного выполнения, повышайте уровень сложности. Профессионала достаточно ввести в курс дела, и переходить к решению серьезных вопросов.
• Мотивируйте. Еще одна деталь – умение делать так, чтобы сотрудник захотел выполнить задачу.
• Четко и без лишней воды обговаривайте конечную цель всех действий сотрудника и шаги по её достижению.

Про ПО

Все зависит от компании, её формата, этапа развития, размеров. Нам отлично помогает Google-календарь, для хранения файлов с общими задачами используем Dropbox. Со временем перейдем на новый уровень. В идеале это грамотно настроенная CRM-система.

Про контроль сроков

• Важно обговаривать сроки и наши действия (в случае их нарушения) еще на этом этапе работы.
• Большие задачи разбивать на контрольные точки и сверять по ним продвижение проекта.
• Грамотно работать с людьми. Если видим, что человеку сложно контролировать сроки  — помогаем ему. Если сотрудник сам умеет распределять время  — лишний контроль только навредит.
• Стать примером. Когда руководитель соблюдает сроки, не опаздывает на собрания, выполняет обещания  — он вправе требовать того же от подчиненных.